- Den Posteingang ausmisten: Adieu Newsletter und Statusmeldungen
- Feste E-Mail Zeiten festlegen: Routine fördert die Arbeitsweise
- Den E-Mail Posteingang entlasten: Auf Lesebestätigung verzichten
- Emails beantworten: In der Kürze liegt die Würze
- Checkliste für eine sinnvolle und effektive Email
Textbausteine in E-Mails: Grußformeln und Kontaktdaten als Visitenkarte
Muster Textbaustein für eine Auftragsbestätigung per E-Mail:Während eines Praktikums kann es schon einmal vorkommen, dass Du auch einige Verwaltungsarbeiten erledigen musst, je nach Berufsbranche kann dies ein Schwerpunkt deines Praktikums sein oder einen gewissen Anteil einnehmen. In der heutigen Zeit gehört auch das Bearbeiten, Beantworten und Löschen von E-Mails zu Standartaufgaben im Alltag und Berufsleben. Deshalb ist es wahrscheinlich, dass Du während deines Praktikums auch diese Aufgabe übernehmen wirst. Häufig bekommst Du eine eigene E-Mail-Adresse für deine Praktikumszeit, aber es gibt auch typische Mail-Adressen für alle Praktikanten, die in dem Unternehmen tätitg waren und kommen. Struktur & Ordnung ist besonders für eine effektive Arbeitsweise im Praktikum wichtig: Und E-Mails sammeln sich unwahrscheinlich schnell, sodass der Posteingang überquillt. Also was für eine Strategie gibt es um effizient E-Mails zu bearbeiten?
Den Posteingang ausmisten: Adieu Newsletter und Statusmeldungen
Auch wenn die E-Mail-Adresse speziell für deine Praktikumszeit eingerichtet wurde, wird sich dein Posteingang schnell füllen. Besonders in großen Unternehmen ist ein interner E-Mail-Verkehr für eine schnelle und abteilungsübergreifende Kommunikation enorm wichtig, weshalb sich die E-Mails in deinem Posteingang schnell stapeln, besonders mit den zusätzlichen Spams und Newslettern. Wie behältst Du da den Überblick? Die Antwort ist eigentlich ganz logisch: Minimiere die Mails auf die wichtigen Absender und Inhalte.
So kannst Du dich von Newslettern abmelden und Mitarbeitern deines Praktikumsbetrieb auf die Relevanz von einigen Mails ansprechen und dementsprechend aussortieren. Bitte beachte dabei, dass Du nicht den Eindruck hinterlässt, faul und desinteressiert zu sein. Versuche zu verdeutlichen, dass Du für eine effiziente Arbeit eine Übersicht und Struktur benötigst. Besonders bei einem längeren Praktikum (von ca. 6 Monaten bis 12 Monaten) scheint es sinnvoll, dich auf die jeweiligen Abteilungen und Arbeitsbereiche zu konzentrieren in denen Du während deines Praktikums tätig bist oder mit denen Du in Kontakt stehst. Natürlich bedeutet das nicht, dass Du in den ersten Tagen die Mails von Arbeitskollegen löschen sollst, vielmehr sollst Du ein Bewusstsein und Gefühl für die Relevanz der E-Mails bekommen, dafür solltest Du schon einige Zeit im Praktikumsbetrieb tätig sein.
Feste E-Mail Zeiten festlegen: Routine fördert die Arbeitsweise
Je nachdem in welcher Branche Du tätig bist und was für Aufgaben Du während deines Praktikums zu erfüllen hast, solltest Du vielleicht über bestimmte E-Mail Zeiten nachdenken. Ist dein Posteingang ständig voll und Du kannst die Mails gar nicht bearbeiten, ist ein logisches System sinnvoll. So kannst Du die Mails nach Datum und/oder Relevanz sortieren- beinhaltet eine Mail eventuell eine Frist, solltest Du dich daran orientieren. Zusätzlich könntest Du dir zwei bis drei Zeiten über deinen Arbeitstag verteilt überlegen, an denen Du die Mails prüfst und beantwortest.
Diesen Schritt solltest Du aber nur wählen, wenn eine ständige Kommunikation zwischen Dir und Kunden oder Mitarbeiten nicht notwendig ist. Ein Praktikum im Kundenbereich, indem der Kontakt zu Kunden und Kollegen unentbehrlich ist, kannst du deine Mails nicht zu einem bestimmten Zeitfenster lesen und beantworten. Anders sieht das vielleicht aus, wenn Du täglich Aufträge per Mail bekommst, diese kannst Du üblicherweise auch einige Stunden später beantworten.
Den E-Mail Posteingang entlasten: Auf Lesebestätigung verzichten
Eine Lesebestätigung kann nützlich sein, besonders wenn Du auf eine Reaktion des Empfängers wartest. Aber die Lesebestätigung zeigt dir lediglich an, ob der Empfänger die Mail gelesen hat, eine Antwort erhältst Du dennoch nicht. Die Antwort kann in einigen Fällen, trotz frühzeitiger Lesebestätigung, auf sich warten lassen, zusätzlich kann der Empfänger die Lesebestätigung auch ignorieren- das kann unter bestimmten Umständen für Stress und Druck sorgen. Also stell die Lesebestätigung erst gar nicht an, denn auch diese füllt deinen Posteingang mit unnötigen Mails, die im allgemeinen Sinn keine Relevanz haben. Lässt ein Empfänger länger auf sich warten und erzwingt die Situation eine schnelle und reibungslose Kommunikation, solltest Du lieber zum Telefon greifen und dich nicht an der Lesebestätigung festklammern.
Emails beantworten: In der Kürze liegt die Würze
In einigen Situation ist es gar nicht so einfach den Inhalt auf das Wichtigste zu kürzen, aber es ist für die Kommunikation zwischen Dir und dem Empfänger ein Muss. Denn wer liest schon gerne Mails, die mit einem ewigen horizontalen und vertikalen Scrollen verbunden sind? Vermutlich niemand. Zusätzlich verlierst Du und der Empfänger bei diesem Vorgehen die Übersicht und so können wichtige Themen untergehen. Deshalb solltest Du dir ein Konzept für die Formulierung deiner Mails überlegen:
Checkliste für eine sinnvolle und effektive Email
- Wähle kurze und verständliche Sätze
- Füge Absätze hinzu (nach drei bis vier Sätzen, nach Inhalt gliedern)
- Lass keine/ wenige Rückfragen offen
- Stelle keine Gegenfragen und keine rhetorischen Fragen
- Bleibe sachlich (Situationsabhängig)
- Verschick die Email nur an Empfänger, für den die Information relevant ist
- Formuliere Absagen und Zusagen eindeutig
- Hinterlass deine Kontaktdaten
- Benenne Ansprechpartner, falls Du nicht in den Zuständigkeitsbereich fällst
Textbausteine in E-Mails: Grußformeln und Kontaktdaten als Visitenkarte
Es ist mittlerweile eine geläufige Funktion: In E-Mails kannst Du sogenannte Standardformulierung festlegen, diese beinhalten dann in jeder E-Mail etwa deine Grußformel und Kontaktdaten. So ersparst Du dir Zeit und musst nicht manuell diese wichtigen Standardvorgehensweisen eintippen. Als Visitenkarte wird ein Baustein bezeichnet, der die wichtigsten Informationen über dich beinhaltet. Also deinen Namen, deine Position und relevante Informationen zu deinem Praktikumsbetrieb.
Oft kannst Du auch richtige Textbausteine formulieren, so zum Beispiel, wenn Du eine Absage oder Zusage verschicken möchtest. Das Grundmuster besteht und Du musst lediglich exakte Daten und spezielle Kennzeichen für die genaue Identifikation einfügen. So kann ein Baustein für eine Zusage folgendermaßen aussehen.
Muster Textbaustein für eine Auftragsbestätigung per E-Mail:
Sehr geehrter/ Sehr geehrte X,
hiermit bestätige ich Ihnen den Auftrag (AUFTRAGSNUMMER) und werde den genannten Auftrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt an die Abteilung X weiterleiten. Ich bitte Sie weitere Informationen mit dem zuständigen Ansprechpartner Herr/Frau X abzusprechen.
Wir bedanken uns herzlich für Ihren Auftrag und freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!
Mit freundlichen Grüßen
DEIN NAME
ABTEILUNG
Natürlich kannst Du die Textbausteine je nach Beruf und Branche anpassen, den Inhalt kannst Du individuell für bestimmte Situationen abspeichern. So brauchst du nur den Textbaustein auswählen und ersparst Dir bei mehreren Zu- oder Absagen das manuelle eintippen. Ein extrem zeitsparendes Vorgehen für eine effiziente E-Mail Bearbeitung.
In jedem Fall solltest Du zu Beginn deines Praktikums erst einmal in deine Aufgaben und Tätigkeiten hinein finden und dich an Informationen und Hinweise deines Ansprechpartners halten. So befindest Du dich auf der sicheren Seite und läufst nicht in Gefahr, wichtige E-Mails zu löschen. Nach einiger Zeit im Praktikumsbetrieb wirst Du sicherlich ein Gespür für die Relevanz einiger Mails bekommen. Ansonsten solltest Du immer nachfragen, immerhin befindest Du dich im Praktikum und möchtest lernen und Erfahrung sammeln- also wieso nicht nach hilfreichen Tipps bei Kollegen erkundigen.
