praktikumsstellen.de Ratgeber Telefonieren wie ein Profi: Mit diesen Tipps klappt es!

Telefonieren wie ein Profi: Mit diesen Tipps klappt es!

Telefonieren wie ein Profi: Mit diesen Tipps klappt es!
© Dean Drobot | shutterstock.com
Inhalt:
  1. Warum sollten Berufstätige das Telefonat bevorzugen?
  2. Kommunikation im Job: E-mail und Telefon
  3. Telefonat: Grundregeln am Arbeitsplatz
  4. Tipps gegen Angst: So verlierst du die Panik vorm Telefonieren 
    1. Tipp 1: Sprich über deine Angst 
    2. Tipp 2: Übung macht den Meister
    3. Tipp 3: Such dir Unterstützung 
    4. Tipp 4: Reduziere den Druck vor einem Telefonat
    5. Tipp 5: Die richitge Vorbereitung auf ein Telefonat
  5. Telefonieren: Tipps für das Telefongespräch
    1. Tipp 1: Mach dir Notizen
    2. Tipp 2: Merke dir den Namen des Anrufers
    3. Tipp 3: Unter Umständen verbinden 
    4. Tipp 4: Positiv formulieren
  6. Gesprächsabschluss: Am Telefon verabschieden

In vielen Branchen gehört das Telefonieren zum Berufsalltag. Den Hörer abnehmen, fällt vielen nicht schwer, aber was dann? Immer mehr Menschen fühlen sich unsicher, in Zeiten der anonymen Kommunikation. Gehörte ein Telefonat früher zur schnellen und fortschrittlichen Kommunikation, wählen heutzutage viele den Weg über Mail oder WhatsApp. Trotzdem bleibt das Telefongespräch unentbehrlich. Erfahre hier, wie du im Praktikum und Job wie ein Profi telefonierst!

Warum sollten Berufstätige das Telefonat bevorzugen?

Oft beweist sich ein Telefonat als effizienter, als ein ständiger E-Mail-Austausch. Häufig benötigen Kommunizierende mehrere E-Mails bis eine Einigung stattfindet. Mit einem Telefonat ist in der Regel ein Ergebnis nach wenigen Minuten möglich. 

Immerhin ist die Kommunikation per Anruf schlichtweg die schnellste Kommunikationsart. Nur ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht kann einen Anruf in Sachen Schnelligkeit übertrumpfen.

Kommunikation im Job: E-mail und Telefon

Besonders in der Geschäftswelt muss es unter Umständen schnell gehen, sodass ein Anruf in der Regel mehrere E-Mails ersetzt. Besonders in schwierigen Situation und bei Konflikten ist ein klärendes Telefonat hilfreich. Für Bestellungen und Aufträge eignet sich hingegen eher der E-Mailverkehr, da so gleichzeitig eine Dokumentation und Auflistung stattfindet.

Telefonat: Grundregeln am Arbeitsplatz

Für eine gute Konversation am Telefon ist eine gewisse Freundlichkeit und Verantwortungspflicht Grundvoraussetzung. Bedenke, dass du mit deinem Auftreten am Telefon deinen Arbeitgeber oder deine Abteilung und natürlich dich selbst präsentierst. Ein genervter, monotoner und gelangweilter Ton wirkt wahrscheinlich weniger professionell und kompetent. 

6 Regeln für ein Telefonat:

  • Der Anrufer grüßt den Gesprächspartner und stellt sich vor.
  • Wer den Anruf annimmt, meldet sich am Telefon mit Nachname/ Vor- und Nachname und grüßt zurück.
  • Firma, Name, gegebenenfalls noch ein „Guten Tag“.
  • Freundliches und souveränes Auftreten.
  • Deutlich und in einer angemessenen Lautstärke sprechen
  • Nehmen Sie nicht direkt beim ersten Klingeln ab

Tipps gegen Angst: So verlierst du die Panik vorm Telefonieren 

Vielleicht neigst du dazu, lieber eine E-Mail zu schreiben, mit der Begründung, dass du den Empfänger nicht unnötig stören möchtest und auf Nummer sicher gehst, in tatsächlich zu erreichen. Immerhin kommt eine E-Mail definitiv an, ein Anruf muss nicht unbedingt entgegengenommen werden. Das alles sind Ausreden. Es gibt immer einen Grund für dich, um das Telefon bloß nicht in die Hand zu nehmen.

Schluss damit. Mit diesen Tipps wirst du in Zukunft ohne zu zögern den Hörer greifen. Und wie heißt es so schön: Übung macht den Meister. 

Tipp 1: Sprich über deine Angst 

Du brauchst dich für deine Angst und Unsicherheit nicht schämen. Auch wenn es dir schwerfällt, du solltest deine Panik vor einem Telefonat ansprechen. Jeder hat mal klein angefangen und oft ist auch jeder Anfang schwer. Das Telefonat scheint für deine Kollegen eine Leichtigkeit zu sein? Kein anderer fürchtet das Telefoniere, außer dir? 

Du kannst dir sicher sein, dass auch deine Kollegen zu Beginn unsicher waren. Genauso mussten deine Arbeitskollegen das Telefonieren üben und lernen. Nimm deine Angst an und lass dir Tipps von den Anderen geben, immerhin waren sie einmal in der gleichen Situation, wie du jetzt.

Tipp 2: Übung macht den Meister

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen, deshalb heißt es für dich üben, üben und nochmals üben. Wie bei vielen anderen Hürden und Ängsten heißt es das Problem bei den Hörnern zu fassen und die Offensive zu greifen. Überwinde deine Angst, indem du immer häufiger zum Telefon greifst. Natürlich kostet dich das zu Beginn einiges an Überwindung, doch am Ende wird sich die Sache auszahlen. 

Du wirst schnell bemerken, dass ein Telefonat keine negativen Auswirkungen hat, sodass Ängste und Sorgen vollkommen unbegründet sind.

Tipp 3: Such dir Unterstützung 

In einigen Branchen gehört das Telefonat zum täglichem Geschäft, weshalb du dir bei großer Angst vorm Telefonieren Unterstützung suchen solltest. Beeinträchtigt deine Angst vor einem Anruf deine Leistungen im Job solltest du dir helfen lassen. Bitte Ansprechpartner oder Kollegen um ihre Unterstützung und übe eine Konversation am Telefon zunächst mit vertrauten Personen. 

Bleibt die Angst dennoch, solltest du dem Ursprung für diese Zweifel und Panik auf den Grund gehen. Seit wann hast du Angst vorm Telefonieren? Hast du schlechte Erfahrungen gemacht? Wovor fürchtest du dich genau?

Tipp 4: Reduziere den Druck vor einem Telefonat

Stell an dich selbst keine falschen Erwartungen und bau dir keinen zusätzlichen Stress auf. Telefonierst du das erste Mal im beruflichen Kontext, versuch die ganze Sache entspannt zu sehen. In einem Praktikum wird die Fähigkeit zu telefonieren oft vorausgesetzt, doch besonders in den jüngeren Generationen gehört ein Telefonat vermutlich nicht zum Alltag. 

Mach dir selber keinen Druck und betrachte die Sache entspannt und locker. Selbst, wenn du einen Fehler machst oder stotterst, beim nächsten Mal wird es bestimmt schon besser. Denk positiv und optimistisch.

Tipp 5: Die richitge Vorbereitung auf ein Telefonat

Eine bekannte Angst von vielen Menschen am Telefon ist, dass diese nicht wissen, was sie sagen sollen. Deshalb ist Vorbereitung das A und O. Besonders, wenn du einen Auftrag hast und bestimmte Punkte abgearbeitet werden müssen. Notizen und Stichpunkte können hilfreich sein. 

In einigen Branchen können per Telefon ganze Fragenkataloge abgefragt werden, so zum Beispiel im Journalismus. Besonders in dieser Situation ist es enorm wichtig, dass du dich ausreichend vorbereitest. Recherchier über deinen Gesprächspartner und überleg dir die Fragen, welche wichtig ist.

Die Recherche über den Gesprächspartner ist immer wichtig! Finde heraus, wer für bestimmte Bereiche zuständig ist und der richtige Ansprechpartner für dein Anliegen ist. So ersparst du dem Gesprächspartner unnötige Umleitungen und dir Wartezeit.

Telefonieren: Tipps für das Telefongespräch

Hast du dich am Telefon vorgestellt, dann lass den Anrufer zu Wort kommen. In der Regel stellt sich der Gesprächspartner vor und wird dir den Grund für den Anruf nennen. Falls du etwas nicht verstanden hast, dann ist es keine Schande erneut nachzufragen. 

Tipp 1: Mach dir Notizen

Manchmal kann ein Telefonat länger dauern, als gedacht oder geplant. Deshalb ist es sehr hilfreich, wenn du dir Notizen machst. Besonders, wenn es um Zahlen und Fakten geht. Auch ist es sinnvoll, wenn du dir Unternehmen, Gesprächspartner und Telefonnummer notierst, so kannst du die Informationen dem passenden Anruf zuordnen. Immerhin wirst du in einigen Branchen mehrere Telefonate am Tag führen.

  • Wer hat angerufen? (Unternehmen, Name, Telefonnummer)
  • Für wen war der Anruf?
  • Worum ging es?
  • Was wurde vereinbart?

Tipp 2: Merke dir den Namen des Anrufers

Versuch dir den Namen des Anrufers zu melden, oder diesen gleich zu Beginn zu erfragen und aufzuschreiben. Es hinterlässt einen guten Eindruck, wenn du während des Gesprächs die Person am Ende der Leitung mit Namen ansprechen kannst. Es spricht für Professionalität und Aufmerksamkeit. Falls du den Namen nicht verstehst, dann lass diesen buchstabieren.

Tipp 3: Unter Umständen verbinden 

Arbeitest du im Bereich Empfang oder als Sekretär ist es überwiegend deine Aufgabe, das Telefonat einzuordnen und entsprechend weiterzuleiten. Generell solltest du dem Gesprächspartner anbieten, ihn weiterzuleiten, falls du nicht der richtige Ansprechpartner für das Anliegen bist. Nenn dem Anrufer Vor- und Nachname des entsprechenden Kollegen oder Vorgesetzten, an den du das Telefonat weiterleitest.

Tipp 4: Positiv formulieren

Versuche deine Aussagen immer positiv auszudrücken. Statt „ Das weiß ich leider nicht“ solltest du besser „Ich informiere mich und melde mich bei Ihnen!“ wählen. Dadurch präsentierst du dich professionell und du kannst Rücksprache halten.

Gesprächsabschluss: Am Telefon verabschieden

Am Ende eines Telefonats ist es hilfreich, wenn du das gesamte Gespräch kurz zusammenfasst. Das ist besonders sinnvoll, wenn du und dein Gesprächspartner sich auf etwas geeinigt habt oder noch Unstimmigkeiten bestehen. Du bedankst dich „für das nette Gespräch und die Auskunft“ und versprich dem Anrufer, sich um die besprochenen Anliegen zu kümmern „Gut, ich werde mich sofort darum kümmern“. 

  • Zusammenfassen
  • Danken
  • Geschlossene Frage
  • Zusichern
Bild: Anastasia Klingsiek
Anastasia Klingsiek (28 Artikel)

Anastasia Klingsiek hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf praktikumsstellen.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig.

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