Projekt durchführen: Die 10 besten Methoden für dein Projekt!

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
   1. Warum Projektmanagement-Methoden einsetzen?
3. Zehn Projektmanagement-Methoden im Überblick
   1. 1. Wasserfallmodell
   2. 2. Projektstrukturplan
   3. 3. Stakeholder- und Risiko-Analyse
   4. 4. Meilensteintrendanalyse
   5. 5. Scrum
   6. 6. Kanban
   7. 7. Lean Projektmanagement
   8. 8. Six Sigma
   9. 10. Make- or Buy-Analyse
4. Welche Projektmanagement-Methode ist die Beste?

Ein Kundenevent, der Relaunch der Webseite oder die nächste Werbekampagne – das sind Beispiele für Projekte, die in Unternehmen gemeistert werden müssen. Damit ein Projekt erfolgreich wird, muss es von Beginn an gut geplant und strukturiert werden. Denn zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen sind in der Regel nicht unbegrenzt verfügbar. Projektmanagement-Methoden können bei der Planung und Umsetzung helfen. Wir stellen dir die zehn populärsten Methoden vor und erklären dir, für was du sie einsetzen kannst.

Was ist ein Projekt?

Wahrscheinlich hast du schon einmal an einem Projekt gearbeitet. Denn sie kommen nicht nur in Unternehmen vor, sondern genauso in der Schule und im Studium. Auch in einem Praktikum kannst du Teil eines Projektes werden. Wenn du aber einfach eine Aufgabe erledigst, ist das noch kein Projekt. Das lässt sich eher als Tagesgeschäft bezeichnen.

 Ein Projekt erkennst du an folgenden Merkmalen:

• Ein Ziel wurde definiert.
• Es ist zeitlich begrenzt.
• Die Ressourcen sind begrenzt (Zeit, Personen, finanzielle Mittel).
• Andere Struktur als gewöhnlich. Zum Beispiel: Verschiedene Abteilungen arbeiten zusammen.
• Es ist neuartig und einmalig. Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zählen auch eher zum Tagesgeschäft.
• Ein Projekt ist sehr komplex. Zum Beispiel aufgrund von vielen Beteiligten oder viel organisatorischem Aufwand.

Was ist Projektmanagement?

Wenn ein Projekt ansteht, muss dieses geplant und umgesetzt werden. Dies nennt man Projektmanagement. Dieser Begriff umfasst sowohl die Planung und Steuerung als auch die Abschlussphase eines Projekts. Zum Abschluss eines Projekts zählt zum Beispiel ein Abschlussbericht und eine finale Kalkulation über alle entstandenen Kosten sowie ein Feedback-Gespräch mit allen Beteiligten, um Verbesserungsvorschläge für das nächste Projekt zu notieren.

Warum Projektmanagement-Methoden einsetzen?

Du kannst dir vorstellen, dass im Projektmanagement viele Aufgaben anfallen und es eine große Herausforderung ist, alle zu koordinieren. Deswegen gibt es verschiedene Projektmanagement-Methoden, die dir helfen, den Überblick zu behalten. Wer sie nicht einsetzt, riskiert, dass das Projekt scheitert. Es könnten zum Beispiel wichtige Deadlines verpasst werden, weil zu spät mit Aufgaben begonnen wurde.

Zehn Projektmanagement-Methoden im Überblick

1. Wasserfallmodell

Das Wasserfallmodell ist eine der klassischen Projektmanagement-Methoden. Wie ein Wasserfall oder auch eine Treppe schreibt das Modell vor, dass ein Projekt der Reihe nach abläuft. Das heißt, dass eine neue Phase erst beginnt, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Gängig ist eine Einteilung in die Phasen „Einführung“, „Planung und Analyse“, „Durchführung“ und „Abschluss“.

2. Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan eignet sich, um eine Übersicht von einem Projekt zu erhalten. Deswegen wird er am Anfang erstellt und bildet die Basis für das weitere Vorgehen. Der komplette Projektinhalt wird in den Plan eingetragen. Das bedeutet, alle Aufgaben, die zu Beginn oder später anfallen. Sie können zum Beispiel nach Wichtigkeit oder thematisch strukturiert werden. Als Regel gilt: Was nicht im Projektstrukturplan steht, gehört nicht zum Projekt.

3. Stakeholder- und Risiko-Analyse

Mit Stakeholder sind alle Personen gemeint, die Bezug zu einem Projekt haben. Diese Interessen unterscheiden sich natürlich je nach Stakeholdergruppe. Es ist aber wichtig, alle zu kennen. Mit einer Stakeholder-Analyse werden alle Bezugsgruppen und ihre Interessen sowie Bedürfnisse identifiziert. So lässt sich feststellen, welche Stakeholder das Projekt positiv aber auch negativ beeinflussen können. Im nächsten Schritt kann dann festgelegt werden, wie mit diesen Gruppen umgegangen wird.

Ähnlich sieht es mit der Risiko-Analyse aus. Risiken werden zunächst ermittelt und bewertet. Im nächsten Schritt werden Strategien und Maßnahmen festgelegt, wie mit den Risiken umgegangen werden soll.

4. Meilensteintrendanalyse

Bei jedem Projekt müssen Termine eingehalten werden. Deadlines, bis wann bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen, gibt es immer. Um alle Termine im Blick zu behalten, eignet sich die Meilensteintrendanalyse. Zunächst müssen Meilensteine gesetzt werden. Das sind fixe Termine, zu denen bestimmte, wichtige Aufgaben des Projekts fertiggestellt sein müssen. Diese Meilensteine werden nun bildlich, zum Beispiel in Form eines Zeitstrahls oder Diagramms, festgehalten. Prüfe nun in regelmäßigen Abständen, ob die Termine der Meilensteine eingehalten werden oder ob es zu terminlichen Verzögerungen kommt.

5. Scrum

Scrum ist eine Methode des agilen Projektmanagements, was die Strukturen klassischer Strategien hinterfragt und bewusst anders agiert. So geht man auch bei der Scrum-Methode davon aus, dass viele Projekte viel zu komplex sind, um sie im Vorfeld komplett durchzuplanen. Bei Scrum werden Aufgaben, Anforderungen und Lösungen schrittweise erarbeitet, indem Bezug auf Zwischenergebnisse genommen wird. Dafür wird die Projektlaufzeit in verschiedene Etappen eingeteilt, die sich Sprints nennen. Wenn ein Sprint beendet ist, werden Zwischenergebnisse präsentiert und dann daraus die nächsten Aufgaben abgeleitet.

6. Kanban

Kanban ist wie Scrum eine Methode des agilen Projektmanagements. Es wird also bewusst anders vorgegangen als bei den klassischen Methoden. Mit Kanban lassen sich Projektabläufe visuell darstellen. Auf einen Blick ist sichtbar, welche Aufgaben noch zu erledigen sind, welche sich bereits in Bearbeitung befinden und welche erledigt sind. Eigenverantwortliche Teamarbeit soll hier im Vordergrund stehen. Nicht der Projektmanager verteilt die Aufgaben, sondern die Teammitglieder weisen sie sich selber zu und übernehmen Verantwortung für ihr Handeln.

7. Lean Projektmanagement

Lean lässt sich mit schlank übersetzen, es geht beim Lean Projektmanagement darum, möglichst viel mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen. Ressourcen sollen sparsam eingesetzt und Verschwendung reduziert werden. Es geht also um das Thema Effizienz. Lean Projektmanagement ist nicht unbedingt ein Werkzeug, um Projekte umzusetzen, sondern eher eine Philosophie, die beschreibt, wie man möglichst effizient arbeitet. Zum Beispiel besagt Lean Projektmanagement, dass die optimale Kapazität bei 60 bis 70 Prozent liegt. Liegt sie drüber, verlangsamt sich der Prozess. Mithilfe von Lean Projektmanagement schaffst du es, den Projektablauf auf das Wesentliche zu konzentrieren.

8. Six Sigma

Hinter Six Sigma steht die Theorie, dass jeder Prozess in einem Projekt mathematisch dargestellt werden kann. Mithilfe von statistischen Mitteln sollen Prozesse verbessert und Qualität gesteigert werden. Es geht vor allem darum, Fehlerquellen ausfindig zu machen. Die Six-Sigma-Methode arbeitet nach dem DMAIC-Zyklus:

• 1. Define: Identifikation des Problems
• 2. Measure: Messen der Auswirkungen
• 3. Analyze: Ermitteln der Ursachen
• 4. Improve: Problem beseitigen
• 5. Control: Nachhaltigkeit der Problemlösung sicherstellen
• 9. Critical-Path-Methode

Bei der Methode des kritischen Pfades stehen die Abhängigkeiten von Aufgaben im Vordergrund. Diese werden, inklusive ihrer Dauer, grafisch dargestellt. Daraus lässt sich der kritische Pfad, also die längste Kette von zusammenhängenden Aufgaben, errechnen. So kann man eine Aussage darüber treffen, wie lange einzelne Vorgänge dauern. Außerdem lässt sich so die Projektdauer besser festlegen.

10. Make- or Buy-Analyse

Bei der Make- or Buy-Analyse setzt man sich damit auseinander, was man selbst machen kann und was extern beauftragt werden soll. Dafür werden Optionen entwickelt und ihre Vor- und Nachteile dann gegenübergestellt. Faktoren wie Qualität, Kosten, Zeit und Risiko spielen bei der Entscheidung eine Rolle.

Welche Projektmanagement-Methode ist die Beste?

Jedes Projekt ist individuell. Das bedeutet auch, dass jedes Projekt anders strukturiert werden muss. Das ist auch der Grund, warum so viele verschiedene Projektmanagement-Methoden existieren. Es gibt nicht die EINE Methode, die die beste von allen ist und mit der jedes Projekt gelingt. Am besten wiegt man vor jedem Projektstart ab, welche Methode am besten passt. Natürlich können Methoden auch kombiniert werden, einige ergänzen sich sogar recht gut. Im Endeffekt muss der Projektleiter die Entscheidung treffen, wie er sein Projekt am besten koordiniert.