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Plan–Do–Check–Act: Kontinuierliche Verbesserung mit dem PDCA-Zyklus

Plan–Do–Check–Act: Kontinuierliche Verbesserung mit dem PDCA-Zyklus
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Inhalt:
  1. Was ist der PDCA-Zyklus?
  2. Wann kann man den PDCA-Zyklus anwenden?
  3. Die 4 Phasen des PDCA-Zyklus – so funktioniert das Modell!
    1. Phase 1 des PDCA-Zyklus: Planen (Plan)
    2. Phase 2 des PDCA-Zyklus: Umsetzen (Do)
    3. Phase 3 des PDCA-Zyklus: Prüfen (Check)
    4. Phase 4 des PDCA-Zyklus: Handeln (Act)
  4. Plan–Do–Check–Act: Ein Beispiel aus der Schulpolitik
    1. Phase 1 des Beispiels: Planen (Plan)
    2. Phase 2 des Beispiels: Umsetzen (Do)
    3. Phase 3 des Beispiels: Prüfen (Check)
    4. Phase 4 des Beispiels: Handeln (Act)
  5. Vorteile und Nachteile des PDCA-Zyklus
    1. Vorteile des PDCA-Zyklus
    2. Nachteile des PDCA-Zyklus

Probleme können überall auftreten. In allen Lebensbereichen bedarf es zur Lösung dieser hin und wieder der Veränderung von bestehenden Abläufen. Für den Unternehmenserfolg entwickelt, bietet der PDCA-Zyklus die perfekte Methodik, um Problemlösungen zu finden, sowie eine kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Projekten oder Produkten zu garantieren. Die Plan-Do-Check-Act-Methode lässt sich folglich auf ganz verschiedene Bereiche anwenden, in denen Qualität gesichert werden muss. Wir erklären im Folgenden, wie der PDCA-Zyklus funktioniert, wann du ihn anwenden kannst und welche besonderen Vorteile sich aus der Nutzung der Methode ergeben.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der Plan-Do-Check-Act-Zyklus wird auch Demingkreis, Deming-Rad oder Shewhart Cycle genannt und dient als iterative Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen. Er ist grundlegender Bestandteil des Lean-Managements und hat seinen Ursprung im Qualitätsmanagement der 1950er Jahre. Eine erste Version des PDCA-Zyklus entstand aus den wissenschaftlichen Erkenntnissen der beiden Physiker und Statiker Walter A. Shewahrt und William Edwards Deming.

Wie die verschiedenen Bezeichnungen verraten, besteht der PDCA-Zyklus aus sich stetig wiederholenden vier Phasen:

  • Planen (Plan)
  • Umsetzen (Do)
  • Prüfen (Check)
  • Handeln (Act)

Ziel der Methode ist es, in einem fortlaufenden Lern- und Wachstumsprozess auch jede bereits erzielte Verbesserung immer wieder zu optimieren.

Wann kann man den PDCA-Zyklus anwenden?

Das Plan-Do-Check-Act-Modell ist ein hilfreiches Tool, das in einer Vielzahl von Situationen angewendet werden kann. Wir haben hier einige Beispiele aufgeführt:

  • kontinuierliche Veränderungen und Verbesserungen  
  • Erforschen und Testen von verschiedenen Lösungsansätzen
  • Vermeidung von Ressourcen-Verschwendung, durch frühzeitiges Erkennen und Verbessern ineffektiver Problemlösungen
  • Lückenlose Qualitätssicherung
  • Entwicklung oder Verbesserung innerhalb laufender Prozesse

Die 4 Phasen des PDCA-Zyklus – so funktioniert das Modell!

Der PDCA-Zyklus besteht aus 4 aufeinanderfolgenden Phasen: Plan, Do, Check, Act. Ins Deutsche übersetzt würde dieser Ablaufe etwa „Planen, Umsetzen, Prüfen und Handeln“ lauten. Wir erklären dir nun, wie die verschiedenen Phasen aufgebaut sind und wie du den PDCA-Zyklus anwenden kannst.

Phase 1 des PDCA-Zyklus: Planen (Plan)

Die Planungsphase dient zur genauen Organisation des Vorhabens. Es soll deutlich werden, welche Schritte nötig sind, um ein Problem zu lösen oder in anderer Weise einen Prozess zu verändern. Während des ersten Schrittes solltest du das Problem, oder die sich bietende Gelegenheit für eine Veränderung, genau erkennen und analysieren. Du solltest außerdem versuchen, Hypothesen über die zugrunde liegenden Probleme oder Ursachen aufzustellen und dich erst einmal für ein Anliegen entschieden.

Während der Planung solltest du dir die folgenden Fragen stellen:

  • Was ist das grundlegende Problem, das es zu lösen gilt?
  • Ist es wirklich das richtige Problem?
  • Welche Informationen brauchen wir, um die Grundursache des Problems zu verstehen?
  • Ist es grundsätzlich möglich, das Problem zu lösen?
  • Was brauchen wir noch für die Problemlösung?
  • Welche Ressourcen stehen uns bereits zur Verfügung für dieses Vorhaben?
  • Welche möglichen Lösungsansätze haben wir bereits?
  • Woran können wir den Erfolg messen?
  • Wie können wir die geplante Vorgehensweise umsetzen?

Während der ersten Phase des Zyklus kann ein Affinitätsdiagramm dabei helfen, die Ideen zu sortieren und in bestimmte Gruppen du gliedern. Sobald du dich für eine Vorgehensweise entschieden hast, schreib die zu erwartenden Ergebnisse auf. Diese Prognosen wirst du in der dritten Phase des PDCA-Zyklus noch einmal brauchen, um sie gegen die tatsächlich erzielten Ergebnisse zu prüfen.

Phase 2 des PDCA-Zyklus: Umsetzen (Do)

In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus musst du deine Hypothesen testen. Dabei geht es eher um kleine inkrementelle Fortschritte, die dabei helfen, den Verbesserungsprozess, ohne große Unterbrechungen, voranzutreiben.

Teste deine Hypothesen in Form kleinteiliger Projektunterstützung, möglichst in einem kontrollierten Rahmen, sodass du die Ergebnisse auswerten kannst, ohne die anderen Bereiche des Zyklus zu stören. Hier ist es auch möglich, die Problemlösung vorab an einer Versuchsgruppe o. Ä. zu testen.

Phase 3 des PDCA-Zyklus: Prüfen (Check)

Nachdem du die Planung und das Testen deines Vorhabens nun abgeschlossen hast, solltest du dir die Ergebnisse genau anschauen und sie analysieren. Diese Phase des PDCA-Zyklus ist besonders wichtig, da sie dir erlaubt, deine Problemlösung zu bewerten und sie eventuell noch einmal zu überarbeiten.

  • Hat der Plan nun funktioniert?
  • Wenn ja, gab es Hürden im Prozess?
  • Welche Schritte könnten verbessert oder beim nächsten Mal eventuell ausgelassen werden?

Deine Auswertung in der dritten Phase wird die Richtung vorgeben, in die du im nächsten Schritt gehen sollst. Daher ist es besonders wichtig, sich viel Zeit dafür zu nehmen und die Ergebnisse genau zu prüfen.

Phase 4 des PDCA-Zyklus: Handeln (Act)

Nun ist es an der Zeit zu handeln. Wenn bis hierhin alles nach Plan lief, kannst du dein getestetes Konzept anwenden. Dieser neue Prozess wird ab jetzt fester Bestandteil zukünftiger PDCA-Anwendungen.

Stell dir vor dem Handeln die folgenden Fragen:

  • Welche Ressourcen brauchen wir, um die Problemlösung ganzheitlich anzuwenden?
  • Braucht es eine bestimmte Schulung vor der Anwendung?
  • Wie können wir die erfolgreiche Anwendung des Lösungsansatzes messen und prüfen?
  • Welche Möglichkeiten zur Verbesserung gibt es noch?
  • Was haben wir daraus gelernt und wie lässt sich das auf andere Projekte o. Ä. anwenden?

Falls der Plan nicht wie erwartet funktioniert hat, dann kannst du den PDCA-Zyklus noch einmal, mit Phase 1 beginnend, überarbeiten.

Plan–Do–Check–Act: Ein Beispiel aus der Schulpolitik

Die Verwaltung eines Schulbezirks in der US-amerikanischen Stadt New York nutzt den PDCA-Zyklus zur Planung der meisten Arbeitsprozesse – vom Sitzungssaal bis ins Klassenzimmer. Das von ihnen entwickelte Modell nannten sie „A+ Approach to Classroom Success“ (zu dt.: „A+ Ansatz für den Unterrichtserfolg“).

Der A+ PDCA-Zyklus beinhaltet in der Schulpraxis:

  • allgemeine strategische Planung
  • Bedarfsanalysen
  • Lehrplangestaltung und Lehrangebot
  • Zielsetzung und Evaluation im Personalwesen
  • Bereitstellung von Services und Dienstleistungen für Schüler
  • Anleitungen zum Schulunterricht

Phase 1 des Beispiels: Planen (Plan)

Der Ansatz der Schulbezirksverwaltung aus New York beginnt mit der ersten Phase, die sie als Analyse-Phase bezeichnen. Hier sollen die Bedürfnisse der Schülerinnen und Schüler analysiert werden und anhand einer großen Datenmenge, wie etwa Schulnoten, Geschlecht, Verhalten der Schüler usw., geprüft werden. Um die Analyse der Daten zu erleichtern, wurde ein weiteres PDCA-Modell zur Datenauswertung entwickelt, das sie auch auf andere Prozesse innerhalb der Organisation anwenden können.

Phase 2 des Beispiels: Umsetzen (Do)

Die zweite Phase des PDCA-Zyklus haben die Verantwortlichen in zwei Schritte aufgeteilt:

Schritt 1: Koordination

Es wird hinterfragt, was die nationalen Standards sind und wie die Erfüllung dieser beurteilt wird. Daneben plant das Lehrpersonal das Lehrangebot, indem geprüft wird, was bisher, in niedrigen wie hohen Klassen, unterrichtet wurde. Das garantiert eine klare Kontinuität und Planung der Schullaufbahn aller Schüler. Lehrende entwickeln dann zusätzlich individuelle Ziele zur Verbesserung der eigenen Vorgaben, die genau da ansetzen, wo innerhalb der ersten Phase Schwachstellen zu erkennen waren.

Schritt 2: Handeln

Im zweiten Schritt dieser Phase werden Anweisungen gegeben, die dem Lehrangebot und den Zielen der Lehrpersonen entsprechen. Innerhalb der festgesetzten Parameter passen die Lehrenden ihre Instruktionen jedoch an die jeweiligen individuellen Lernmethoden und -erfolge an.

Phase 3 des Beispiels: Prüfen (Check)

Formelle und informelle Bewertungen werden kontinuierlich vorgenommen. Dabei kommen sowohl täglichen Überprüfungen sowie sechswöchige Entwicklungsanalysen zum Einsatz. Lehrende können hier zusätzlich auf bereits vorhandene Daten zurückgreifen, um eventuelle Entwicklungstrends zu identifizieren. Kinder, die eine stärkere Unterstützung brauchen, werden von einem speziellen Team betreut.
Falls Schüler nicht den erwünschten Lernerfolg erzielen, wird während des gesamten Schuljahres stets an allen Ablaufen gearbeitet. Dazu zählen neue Anweisungen, Änderungen der Lehrmethoden oder gezieltere Förderung der Schüler in bestimmten Bereichen. Die daraus gewonnenen Daten werden wiederum für spätere Verbesserungsprozesse mit PDCA genutzt.

Phase 4 des Beispiels: Handeln (Act)

Die Schulbezirksverwaltung nutzt die vierte Phase des PDCA-Zyklus zur Standardisierung. Wenn die gesetzten Ziele erreicht wurden, werden die Lehrplangestaltung sowie die Lehrmethode als standardisiert betrachtet. Die Ergebnisse dieses PDCA-Zyklus dienen automatisch als Anregung für die erste Phase des nächsten Zyklus.

Vorteile und Nachteile des PDCA-Zyklus

Die Plan-Do-Check-Act-Methode hat einige Vor- und Nachteile. Bevor du dich für die Anwendung des Zyklus entscheidest, überlege daher genau, ob das Modell zu deinem Projekt oder Vorhaben passt.

Vorteile des PDCA-Zyklus

  • Vielseitig anwendbar: Du kannst das PDCA-Modell in einer Vielzahl von Unternehmensformen sowie Lebensbereichen nutzen. Potenzielle Gebiete sind das Projektmanagement, Changemanagement,

Produktentwicklung und die Ressourcenplanung

  • Einfach aber wirksam: Der PDCA-Zyklus ist einfach aufgebaut und gut zu verstehen. Daneben ist er äußerst wirkungsvoll, wenn es um Veränderungen und Verbesserungsprozesse geht, die ohne großen Aufwand eine hohe Effektivität aufweisen.

Nachteile des PDCA-Zyklus

  • Schwierig umzusetzen: Obwohl das Modell grundsätzlich einfach aufgebaut ist, ist die tatsächliche Umsetzung nicht so einfach. Da PDCA Prozessverbesserungen in kleinste Teile aufgliedert, kann es lange dauern, bis man zum Ziel kommt. Für dringliche Projekte ist die Methode daher nicht zu empfehlen.
  • Erfordert Engagement: Das PDCA-Modell ist kein einmaliges Event. Es ist vielmehr ein andauernder, kontinuierlicher Prozess und benötigt daher auch viel Engagement und Motivation. Ohne eine motivierte Führung innerhalb des Entwicklungsprozesses ist der PDCA-Zyklus auf lange sich nicht Effektiv.  

Wie du gesehen hast, eignet sich der PDCA-Zyklus sehr gut, um gezielt Verbesserungen von Prozessen, Projekten, Produkten usw. vorzunehmen. Innerhalb von vier Phase, dem Planen, Umsetzen, Prüfen und Handeln, nutzt das Modell frühe Erkenntnisse aus dem Qualitätsmanagement. Es ist auf fast alle Lebensbereiche und -situation anwendbar und kann, bei hoher Motivation und großem Engagement, sehr wirksam sein. Insbesondere in Unternehmen stellt PDCA eine effiziente Methode zur kontinuierlichen Verbesserung und Qualitätssicherung dar.

Bild: Lillia Seifert
Lillia Seifert (31 Artikel)

Lillia Seifert hat Anglistik, Soziologie und Interdisziplinäre Medienwissenschaft an der Universität Bielefeld studiert. Sie veröffentlichte bereits eigene Texte und arbeitete neben dem Studium als Social Media Managerin. Die Kenntnisse in verschiedenen Bereichen machen es ihr leicht, Texte mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten zu erstellen. Sie unterstützt das Team von praktikumsstellen.de, indem sie Artikel mit hilfreichen Tipps und Informationen erstellt.

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