Meeting-Tipps: Mit diesem Leitfaden gelingt das Sitzungsprotokoll

1. Wozu dient ein Sitzungsprotokoll?
2. Vor dem Meeting: Vorbereitungen für das Gesprächsprotokoll
3. Leitfaden zur Erstellung eines Sitzungsprotokolls
   1. Der Protokollkopf: W-Fragen beantworten
   2. Während des Meetings: Aktiv zuhören und mitschreiben
   3. Die wichtigsten Sitzungspunkte:
   4. Nach dem Meeting: Das Protokoll überarbeiten
4. Welche Formen des Gesprächsprotokolls gibt es?
   1. Das Verlaufsprotokoll
   2. Das Ergebnisprotokoll
5. Muster für ein Gesprächsprotokoll:

Meetings, Besprechungen, Konferenzen oder Sitzung: Diese Gespräche sind in einigen Branchen enorm wichtig und gehören zum Arbeitsalltag. Es ist keine Seltenheit, dass ein Praktikant Teil dieser Sitzungen wird, so bekommt der Frischling einen Einblick in die Arbeitsabläufe, Tages- und Wochenplanungen sowie Aufgabenverteilungen. Für viele Praktikanten bieten die Konferenzen eine gute Gelegenheit, um sich aktiv in die Begebenheiten des Unternehmens einzubinden und eigene Ideen vorzustellen. Aber eine beliebte Prakti-Aufgabe kann auch das Dokumentieren der Sitzung sein. Du sollst die wichtigsten Gesprächsinhalte festhalten, ein Sitzungsprotokoll erstellen. Aber was genau gehört in das Protokoll? Musst Du Wort für Wort aufschreiben und jeden Denkprozess nachvollziehen? Wozu ein Gesprächsprotokoll nützlich ist und was du bei dem Verfassen beachten solltest:

Wozu dient ein Sitzungsprotokoll?

Protokollieren von Besprechungen ist für eine Sitzung unerlässlich. Sitzungsprotokolle sind die detaillierten Notizen, die als offizielle schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung oder Konferenz dienen. Der Leiter/ Vorgesetzte bittet in der Regel einen der Teilnehmer, sich um diese Aufgabe zu kümmern. Eines Tages könnte dieser Jemand Du sein, das ist besonders während eines Praktikums wahrscheinlich. Es ist zwar keine sehr schwierige Aufgabe, aber eine wichtige. Da die Sitzungsprotokolle eine offizielle Aufzeichnung dessen sind, was in der Besprechung passiert ist, ist Genauigkeit erforderlich. Du musst detaillierte Notizen zu den wichtigen Themen machen, auf die man sich bei Bedarf später beziehen kann. So dienen die Protokolle zum Beispiel als eine greifbare Aufzeichnung der Sitzung für die Teilnehmer, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten. Ebenfalls sollten die Tagespunkte im Protokoll aufgeführt werden, sodass alle Beteiligten auch später noch wissen, welche Themen besprochen wurden oder noch im Raum stehen.

Funktionen, die ein gutes Gesprächsprotokoll erfüllen sollte:

• Informationsfunktion
• Erinnerungsfunktion und Kontrollinstrument (Wann sind welche Fristen etc.)
• Aufgabenverteilung & Verantwortungsübertragung
• Zielerfüllung (geplante Projekte nicht aus den Augen verlieren)

Wird ein Sitzungsprotokoll sinnvoll genutzt, kann es effizient für das Unternehmen genutzt werden. So sollte es im Anschluss an alle Beteiligten ausgehändigt werden oder an einen für alle Beteiligten zugänglichen Ort ausgehangen werden. Die Übersicht über die vielen Themen und Tagespunkte geht nicht verloren und wichtige Aspekte können nicht vergessen werden, somit dient das Protokoll nicht nur als aktuelle Zusammenfassung, sondern auch als Orientierung für zukünftige Abläufe in dem Unternehmen.

Vor dem Meeting: Vorbereitungen für das Gesprächsprotokoll

Erfährst du bereits vor dem Meeting, dass Du ein Sitzungsprotokoll erstellen sollst, kannst Du dir bereits Gedanken machen, in welcher Form du die Notizen festhalten möchtest. Handelt es sich bei dem Protokollieren um eine typische Prakti-Aufgabe und du bist für mehrere Tage für diese Tätigkeit zuständig ist eine Planung sehr wichtig.

Wähle dein Schreibmedium: Möchtest Du „old school“ vorgehen und die Notizen mit einem Stift auf Papier bringen oder bist Du eher für das digitale Schreiben am Laptop, Tablet oder anderen technischen Geräten? Überlege dir welches Schriftmedium für dich ein effektives Ergebnis liefert. Entscheidest du dich für die elektronische Schreibvariante, solltest Du im Voraus kontrollieren, ob alles funktionsfähig ist und keine Probleme auftreten. Einige Firmen haben auch ein vorgefertigtes Sitzungsformular, welches Du ausfüllen musst, erkundige dich vorab bei deinem Ansprechpartner, ob es ein einheitliches Vorgehen gibt.

Besorg dir die Agenda: In den meisten Fällen gibt es vor jeder Besprechung eine Agenda. Dort findest Du den groben Ablauf der Sitzung und kannst dich so schon vor dem Meeting mit den möglichen Themen vertraut machen. Das ist wirklich eine sinnvolle Vorgehensweise, so tappst Du nicht ganz im Dunklen und kannst eventuell erkennen, welche Themen und Programmpunkte besonders relevant sein könnten.

Leitfaden zur Erstellung eines Sitzungsprotokolls

Der Protokollkopf: W-Fragen beantworten

Für ein gutes Sitzungsprotokoll müssen die wichtigsten Fragen beantwortet werden und dafür sind die beliebten W-Fragen nützlich. Diese solltest Du im Protokollkopf beantworten, so können die wesentlichen Informationen auf den ersten Blick gefunden werden.

• Wer? (Teilnehmer nennen)
• Was? (Anlass für die Besprechung)
• Wann? (Datum und Uhrzeit)
• Wo? (evtl. Abteilung, Raum)

Während des Meetings: Aktiv zuhören und mitschreiben

Besonders in großen Firmen kann es auch eine Anwesenheitspflicht für (bestimmte) Meetings geben, weshalb eine Anwesenheitsliste nicht untypisch ist. Du solltest kontrollieren ob sich alle Teilnehmer eingetragen haben, dafür musst Du natürlich jedem Gesicht den passenden Namen zuordnen können. Kollegenkenntnis ist deshalb eine Grundvoraussetzung, weshalb Du nicht befürchten musst, dass Du direkt an deinen ersten Praktikumstag diese wichtige Aufgabe eines Sitzungsprotokolls zugeteilt bekommst.

Grundlegend sind die Kernaussagen der Besprechung sehr wichtig, dazu gehören Probleme/Aussagen/Thesen, Lösungsvorschläge/Antworten, und Fristen/Daten/Zuständigkeit.

Die wichtigsten Sitzungspunkte:

• Notiere den Zeitpunkt des Beginns der Besprechung.
• Versuche nicht, jeden einzelnen Kommentar aufzuschreiben. Es ist in Ordnung, nur die Hauptideen aufzunehmen.  Achte darauf, dass Du keine Punkte auslässt, die Du nicht verstehst. Vorurteile sollten das Sitzungsprotokoll nicht beeinflussen.
• Denken daran, das es ein offizieller Bericht ist und keine persönliche Meinung einfließt.
• Notiere alle Anträge, wer sie gestellt hat, und die Abstimmungsergebnisse.
• Natürlich können auch bestimmte Regeln in deinem Betrieb existieren, weshalb Du dich im Grund an diese halten sollst.
• Wenn die Abstimmung über Anträge oder Diskussionen auf die nächste Sitzung verschoben wird, notiere auch das.
• Notiere die Endzeit der Besprechung.

Nach dem Meeting: Das Protokoll überarbeiten

Häufig handelt es sich um das Sitzungsprotokoll, welches Du während der Besprechung schreibst, nicht um die offizielle Version. Vielleicht wurden einige Notizen ergänzt, Rechtschreibfehler sind unterlaufen oder die Gliederung ist unübersichtlich. Deshalb solltest Du nach dem Meeting deine erste Version überarbeiten.

Das solltest Du so schnell wie möglich nach der Besprechung machen, wenn Du das Gespräch noch frisch im Kopf hast. Findest du Fehler in deinen Notizen oder es sind noch Fragen offen, kannst Du die im Gespräch mit anderen Teilnehmern schnell klären. So kannst Du dir sichergehen, dass Du auch als Praktikant ein vollständiges Sitzungsprotokoll in angemessenem Niveau abgibst. Und wie heißt es so schön: Fragen kostet nichts. Zusätzlich zeigt es, dass Du deine Aufgabe ernst nimmst und ein gutes und hilfreiches Ergebnis abliefern möchtest.

Auf dem endgültigen Protokoll sind der Name der Organisation, der Titel des Ausschusses, die Art der Sitzung (täglich, wöchentlich, monatlich, monatlich, jährlich oder speziell) und ihr Zweck anzugeben. Zusätzlich gibst Du die Liste der Teilnehmer ab und erwähnst die Leitung der Besprechung. Wenn Du möchtest kannst Du auch angeben, dass Du das Protokoll erstellt hast. Nimm deinen Namen in die Teilnehmerliste auf und schreibe in Klammern hinter deinen Namen, dass Du das Protokoll geführt haben. Festzuhalten, wer der Verfasser des Sitzungsprotokolls ist, ist besonders für Rückfragen oder Verständnisprobleme sinnvoll, so können sich Arbeitskollegen und Teilnehmer direkt an dich wenden.

Bist Du dir dennoch unsicher, ob dein Protokoll verständlich und vollständig ist, vergleiche es noch einmal mit deinen Notizen und lass es von einem Mitarbeiter anschauen. Dieser kann dir mitteilen, wenn Du versehentlich etwas ausgelassen hast. Vor allem, wenn Du das erste Mal ein Gesprächsprotokoll verfasst hast, kann diese Kontrolle hilfreich sein. Generell legst Du nach der Kontrolle das Protokoll dem Sitzungsleiter vor, erkundige dich bei deinem Ansprechpartner oder bei der Leitung.

Welche Formen des Gesprächsprotokolls gibt es?

Neben den unterschiedlichen Schreibvarianten kannst Du dich auch für eine bestimmte Art des Sitzungsprotokolls entscheiden. Damit Du nicht eine „falsche“ Form wählst, solltest Du dich bei deinem Praktikumsbetrieb informieren, welche Art gewünscht oder vorgeschrieben ist. Falls Du eine eigenständige Entscheidung treffen sollst, kannst Du zwischen folgenden Arten unterscheiden:

Das Verlaufsprotokoll

Bei dieser Form wird der Inhalt der Besprechung in chronologischer Reihenfolge festgehalten. So wird die Besprechung in der tatsächlichen Reihenfolge schriftlich fixiert. Der Vorteil ist, dass Du parallel zu der Sitzung schreibst und keine wichtigen Punkte vergisst oder überspringst. Die Diskussionsbeiträge und Inhalte der Teilnehmer werden sinngemäß zusammengefasst, sodass Entscheidungen und Argumente der Besprechung nachvollziehbar sind.

Das Ergebnisprotokoll

Bei dieser Variante liegt der Fokus auf den Ergebnissen der Besprechung. Es wird festgehalten welche Entscheidungen zu den Tagespunkten getroffen wurden und wer für diese Aufgaben zuständig ist. Es handelt sich im Vergleich zum Verlaufsprotokoll um eine kürzere Form, welche die Inhalte auf den Punkt bringt.

Muster für ein Gesprächsprotokoll:

Sitzungsprotokoll zum Projekt/Thema am [DATUM]

Teilnehmer: [Namen,Vorname (Leitung)], [Namen,Vorname]

Abwesende: [Namen,Vorname]

Protokollführer: [Namen,Vorname]

Beginn: [Uhrzeit], am [DATUM]

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