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Das Eisenhower- Prinzip: Mit Prioritäten zu mehr Produktivität

Das Eisenhower- Prinzip: Mit Prioritäten zu mehr Produktivität
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Inhalt:
  1. Erklärung: Was steckt hinter dem Eisenhower-Prinzip?
  2. Welchen Nutzen hat das Eisenhower-Prinzip?
    1. Unterschied zwischen wichtig und dringend:
  3. Das Eisenhower-Prinzip in die Praxis Umsetzen
    1. Aufbau und Struktur der Eisenhower-Matrix
  4. Die vier Quadranten des Eisenhower-Prinzips:
  5. Vor- und Nachteile des Eisenhower- Prinzips

Ob im Alltag, in der Schule oder Uni, während der Arbeit oder im Praktikum: Aufgaben, Termine und Erinnerungen begegnen uns täglich überall. Viele Aufgaben sollen gleichzeitig erledigt werden, schwierig ist dabei festzulegen, was Vorrang hat. Kein Wunder, dass Du dich dabei verzettelst, denn woher sollst Du wissen was die wichtigere Aufgabe ist? Wie kannst Du Abstriche machen und die Reihenfolge für ein passendes Zeitmanagement festlegen? Was hat Priorität? Damit Du darauf in Zukunft eine Antwort weißt, erfährst Du hier alles Notwendige über die populärste Technik für richtiges Zeitmanagement: das Eisenhower-Prinzip.

Erklärung: Was steckt hinter dem Eisenhower-Prinzip?

Die Technik für das geregelte Zeitmanagement wurde nach dem früheren US-Präsidenten Dwight David Eisenhower benannt, dem nachgesagt wird, diese Technik erfunden, selbst angewandt und seinen Mitarbeitern gelehrt zu haben. Grundidee des Eisenhower-Prinzip ist es, die Aufgaben gezielt bestimmten Kategorien zu zuordnen, sodass die Priorität der einzelnen Aufgaben deutlich wird.

Alle Aufgaben werden für das Eisenhower-Prinzip nach Dringlichkeit und deren Wichtigkeit unterteilt und diese werden in einem Diagramm beziehungsweise einer Matrix mit vier Quadranten platziert. Überwiegend geht es hierbei um die Entscheidung, welche Aufgaben Du selbst erledigen oder delegieren kannst. Die Oberkategorien des Diagramms oder der Matrix sind „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“, zu den Unterkategorien gehören wichtig oder nicht wichtig sowie dringend und nicht dringend. Somit wird nach Eisenhower lediglich zwischen der Dringlichkeit und Wichtigkeit einer Aufgabe unterschieden, was auch sehr oft vollkommen ausreichend ist.

Welchen Nutzen hat das Eisenhower-Prinzip?

Mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips sollst Du lernen, Wesentliches und Wichtiges vom Unwesentlichen und Unwichtigen zu trennen. Durch die Struktur und Kategorisierung deiner Aufgaben kannst Du diese nach Priorität einordnen und vielleicht sogar erkennen, welche Aufgaben überflüssig und nicht notwendig sind. Gleichzeitig förderst Du so deine Produktivität und deinen Erfolg, Du lässt dich nicht von Belanglosigkeiten ablenkten und bleibst nach etwas Übung fokussiert auf das Wesentliche. Dadurch vermeidest Du unnötigen Stress und schaffst dir im Beruf und Privatleben mehr Freiheit. Es wird vermieden sich mit Aufgaben und Verantwortung selbst zu zuschaufeln, sodass Du durch das Eisenhower-Prinzip bei richtiger Anwendung viele positive Effekte in unterschiedlichen Lebensbereichen verspürst.

Sicherlich fordert es Führungsqualitäten zu entscheiden, was am wichtigsten ist und Prioritäten zu setzten. Zugleich sind Managementqualitäten erforderlich, umgenau diese Schritte als erstes abzuarbeiten. Für das Eisenhower-Prinzip ist ein hohes Maß an Disziplin gefragt, ebenfalls ist eine Portion an Selbstbeherrschung notwenidg, die wichtigen Dinge ohne Druck von außen und aus eigenem Willen zu erledigen. Denn viele Menschen versuchen Dinge vor sich her zu schieben und für sich selbst Ausreden zu finden. Damit das Eisenhower-Prinzip, auch als Eisenhower-Matrix bekannt, funktioniert, müssen diese Bedingungen eingehalten werden. 

Unterschied zwischen wichtig und dringend:

Vermutlich kennst Du bereits den Unterschied zwischen wichtig und dringend, dennoch soll einheitlich festgehalten, was unter den beiden Bezeichnungen zu verstehen ist. Bei wichtigen Aufgaben liegt die Konzentration auf dem Ziel, es bringt dich voran und kann dir Wünsche und Ziele näher bringen. Ebenso kann es für dich persönlich eine Zufriedenheit schaffen und ein individuelles Bedürfnis sein. Hingegen erfordern dringende Aufgaben deine sofortige Aufmerksamkeit, es kann sein, dass Du an Fristen, Deadlines und Zeiten gebunden bist. 

Das Eisenhower-Prinzip in die Praxis Umsetzen

Aufbau und Struktur der Eisenhower-Matrix

Prüfe alle Aufgaben auf die zwei Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit. Lege dir eine Matrix oder ein Diagramm an, ob am Computer oder per Hand ist egal. Mit dem Eisenhower-Prinzip sind vier Kombinationen möglich. So gibt es …

  • ...wichtige und dringende Aufgaben (Krisen, Deadlines, Fristen), 

  • ...wichtige und nicht dringende Aufgaben (Planungen, Vorkehrungen, Beziehungen, Trends),
  • ...nicht wichtige und dringende Aufgaben (Meetings, Emails, Anrufe, Schreiben), 
  • ...nicht wichtige und nicht dringend Aufgaben (triviale Routineaufgaben, unwichtige Mails, Ablenkungen, unwichtige Anrufe). 

Nachdem Du deine Aufgaben verteilt in die Matrix verteilt hast, wird dir schnell auffallen, welche Aufgaben vollkommen überflüssig sind. In einigen Situation kann die Zuordnung der Aufgaben etwas schwieriger ausfallen, jedoch solltest Du klare Prioritäten setzen. Befinden sich bei weder wichtig noch dringend Aufgaben, solltest Du diese direkt von der To Do-Liste streichen oder in den Papierkorb werfen. So hast Du bereits etwas Platz für wichtigere Aufgaben geschaffen.

Während deines Praktikums wirst Du wohl eher nicht die Person sein, die eine Eisenhower-Matrix erstellt, dennoch ist es gut möglich, dass Du Teil des Eisenhower-Prinzips wirst. Denn in der Regel geben die Vorgesetzte anhand des Eisenhower-Prinzips Aufgaben an untergestellte Mitarbeiter ab. Dazu gehören oft auch die Praktikanten, so übernimmst Du dann die Aufgaben, welche als nicht wichtig, aber dringlich eingestuft werden. Und wer weiß, vielleicht befindest Du dich im Laufe deiner Karriere selbst in der Postion und kannst eine Matrix nach dem Eisenhower-Prinzip erstellen und Aufgaben ablegen. 

Nichts desto trotz, kannst Du das Prinzip bereits für den Alltag nutzen, vielleicht gibt es ja Termine oder Tätigkeiten, die für dich jemand anderes mit erledigen kann. So kannst Du bereits etwas Erfahrung für diese Technik des Zeitmanagements sammeln. 

Die vier Quadranten des Eisenhower-Prinzips:

  1. Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und haben den höchsten Wert, was die Durchführung und das Erreichen der Ziele angeht. Deshalb sollten diese Aufgaben sofort selbst erledigt werden, sodass die zuverlässige Durchführung garantiert ist. So ist es sicher, dass die Aufgabe auch wirklich erledigt wird.
  2. Wichtig, aber nicht dinglich: Auch diese Aufgaben sind für die Zielerreichung wichtig, weshalb sich auch hier der Betroffene selbst drum kümmern sollte. Die Durchführung dieser Aufgaben ist jedoch nicht an eine bestimmte Frist oder einen zeitlichen Rahmen gebunden. Es genügt, die Aufgabe in absehbarer Zeit zu erledigen.
  3. Dringlich, aber nicht wichtig: Bei diesen Aufgaben handelt es sich um eher unwichtige Aufgaben, die keiner hohen Verantwortung unterliegen. Typischerweise werden diese Tätigkeiten delegiert, also an andere Personen abgeben, damit die Dringlichkeit erfüllt wird. Solche Aufgaben könnten etwa als Übung oder Tätigkeiten für Berufseinsteiger, Aushilfen und Praktikanten genutzt werden.
  4. Weder wichtig, noch dringlich: Diese Aufgaben sollten sofort entsorgt werden. Bringt es den Betroffenen nicht weiter zu seinem Ziel, kann diese Aufgabe nach ganz hinten geschoben werden oder sogar unerledigt bleiben.

Vor- und Nachteile des Eisenhower- Prinzips

In der Tat klingt das Eisenhower-Prinzip in der Theorie vielleicht simple und einfach, aber dieses in der Praxis umzusetzen und einzuhalten ist nicht so einfach. Denn es erfordert, wie bereits erwähnt, ein hohes Maß an Disziplin und Entscheidungskraft. Oft stellt sich die Frage, woran denn ausgemacht wird, ob eine Aufgabe wichtig und dringlich ist oder eben nicht. Vermutlich hängt diese Entscheidung auch vom Verständnis der Begriffe ab, eventuell unterscheidet sich die Auffassung darüber, was als wichtig und was als dringlich gilt. Dennoch gibt es Vorteile dieses Prinzips:

  • simples Entscheidungsraster dank Matrix
  • Dank der Prioritätensetzung können Aufgaben effizienter erledigt werden
  • Zeitfresser und Zeitdiebe lassen sich identifizieren und aussortieren

Letztendlich bleibt es jedem selbst überlassen, wie er seine Zeit einteilt und plant. Es gibt viele Methoden für ein passendes Zeitmanagement und sicherlich ist das Eisenhower-Prinzip ein Versuch Wert. Auch wenn Du das Prinzip noch nicht für dich selbst im Berufsleben nutzen kannst, ist es sicherlich hilfreich, bereits davon gehört zu haben. Immerhin zählt es zu den bekanntesten Technik für Zeitmanagement. Das Team von praktikumsstellen.de drückt dir bei deiner Zeiteinteilung die Daumen!

Bild: Anastasia Klingsiek
Anastasia Klingsiek (16 Artikel)

Anastasia Klingsiek hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf praktikumsstellen.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig.

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