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Daily Standup Meetings: Tipps für effektive Teambesprechungen!

Daily Standup Meetings: Tipps für effektive Teambesprechungen!
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Inhalt:
  1. Agile Methode: Daily Standup vs. Scrum Meeting
  2. Daily Standup Meeting: Ablauf, typische Fehler und Tipps
  3. 8 typische Fehler in Daily Standup Meetings
    1. 1. Fehler: Inhaltliche Fehlausrichtung
    2. 2. Fehler: Überschreitung der Zeit
    3. 3. Fehler: Direkte Problemlösung
    4. 4. Fehler: Ungünstiger Termin
    5. 5. Fehler: Missachtung von Introvertiertheit
    6. 6. Fehler: Mangelnde Aufmerksamkeit
    7. 7. Fehler: Unregelmäßige Teilnahme
    8. 8. Fehler: Missachtung von Herausforderungen
  4. 8 Tipps für ein erfolgreiches Daily Standup Meeting
    1. 1. Tipp: Aussonderung von Themen
    2. 2. Tipp: Moderation zur Koordination
    3. 3. Tipp: Meeting im Stehen
    4. 4. Tipp: Wiederholungen vermeiden
    5. 5. Tipp: Sprechrollen einhalten
    6. 6. Tipp: Feste Termine
    7. 7. Tipp: Ungeteilte Aufmerksamkeit
    8. 8. Tipp: Motivation erhalten

Das Erfolgsrezept vieler Unternehmen liegt im agilen Arbeiten, denn nur wenn in der Team- und Projektarbeit sowie im Management strukturiert ein gemeinsames Unternehmensziel verfolgt wird, können gewinnbringende Ergebnisse erzielt werden. Damit die effiziente und produktive Zusammenarbeit im Team funktioniert, braucht es gut organisierte Besprechungen. Als Variante des Scrum-Meetings stellt das Daily Standup Meeting das beste Instrument für effektive Teamarbeit dar. Wir erklären im Folgenden, warum die Stehkonferenz so wichtig ist und geben hilfreiche Tipps, wie sich die Strategie im Unternehmen realisieren lässt.

Agile Methode: Daily Standup vs. Scrum Meeting

Ein Daily Standup Meeting wird häufig auch als Scrum Meeting bezeichnet, obwohl es tatsächlich einen Unterschied gibt, denn das Scrum Meeting dient lediglich als Richtlinie zur Kommunikation von Entwicklungsteams und ist Bestandteil des Scrum Guide. Im Daily Standup Meeting hingegen kommen sowohl alle Mitarbeiter als auch Manager und Eigentümer, die sogenannten Stakeholder des Unternehmens, in einer täglichen Besprechung zusammen. In beiden Varianten geht es jedoch darum, agile Teamarbeit zu fördern.
Was bedeutet agiles Arbeiten?

Der Begriff kommt vom lateinischen Wort “Agilis”, was so viel wie “beweglich, tätig, rührig” bedeutet und sich von "agere" (lat.) ableitet, was übersetzt "ausführen, handeln, hervorbringen" meint. In Unternehmen bezieht sich agiles Arbeiten auf die Gesamtheit aller Teams, die strukturiert und organisiert an Projekten zusammenarbeiten. Grundsätzlichen können die folgenden sechs Pfeiler als Basis einer agilen Arbeitsweise definiert werden:

  • Freiwilligkeit aller Beteiligten
  • Ein gemeinsames und klares Ziel – “Commander’s Intent”
  • Kurze und produktive Arbeitsphasen
  • Integration des Kunden
  • Selbstständige Arbeit in kleinen Teams
  • Hohe Orientierung an den Werten des Unternehmens

Daily Standup Meeting: Ablauf, typische Fehler und Tipps

Wie funktioniert ein Daily Standup Meeting nun genau? Übersetzt ins Deutsche meint es nichts anderes als eine tägliche Stehkonferenz. Tatsächlich sind Daily Standups kurze Meetings von etwa 15 Minuten, die im Stehen abgehalten werden. Alle Teammitglieder planen gemeinsam die kommenden 24 Stunden und reflektieren kurz, was am vergangenen Tag erarbeitet wurde.
Ablauf des Daily Standup Meetings

Ein typisches Daily Standup Meeting besteht aus drei Fragen, die sich an jeden Teilnehmer richten:

  1. Was habe ich seit dem letzten Meeting erreicht?
  2. Was werde ich heute erreichen?
  3. Gibt es Hindernisse im Prozess und wie kann das Team diesen entgegenwirken?

Mithilfe dieser einfachen drei Fragen lassen sich wichtige Gegebenheiten klären, die in den meisten Teambesprechungen gar nicht thematisiert werden. Dadurch wird deutlich, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und wie diese sich perspektivisch umsetzten lassen. Alle Teilnehmer des Teams sind über die Ziele und Vorgehensweisen informiert und können so agil zusammenarbeiten.

8 typische Fehler in Daily Standup Meetings

Es gibt viele Ursachen dafür, warum Daily Standup Meetings nicht die gewünschte Produktivität und Effizienz erzielen. Wir haben die acht häufigsten Fehler zusammengefasst, damit die tägliche Stehkonferenz im Unternehmen eine agile und erfolgreiche Teamarbeit fördert.

1. Fehler: Inhaltliche Fehlausrichtung

Die falsche Ausrichtung der thematisierten Inhalte ist einer er häufigsten Fehler. Demnach sollten innerhalb der 15-minütigen Besprechung keine Dinge diskutiert werden, die nicht in irgendeiner Weise mit der Arbeit zu tun haben. Außerdem sollten die Inhalte die Arbeit aller Beteiligten betreffen und von hoher Relevanz für den Prozess sein.

2. Fehler: Überschreitung der Zeit

Es gibt verschiedene Gründe, warum Daily Standups zu lange dauern können:

  • Beteiligte reden über unwichtige Dinge, anstatt sich auf Themen zu fokussieren, die für die Teamarbeit relevant sind.
  • Ein Mitglied braucht beispielsweise fünf Minuten, um seinen Satz zu beenden, und lässt den anderen damit keine Möglichkeit eventuell wichtige Informationen zu teilen.
  • Im besten Fall bestehen Standup Meetings aus wenigen Teilnehmern, denn eine zu hohe Anzahl wirkt sich negativ auf die Länge und Effektivität aus.

3. Fehler: Direkte Problemlösung

Selbstverständlich soll ein Daily Standup Meeting die Möglichkeit bieten, Probleme anzusprechen. Allerdings sollten Lösungsansätze nicht während der Besprechung gesucht werden, sondern im Nachhinein, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden.

4. Fehler: Ungünstiger Termin

Das Daily Standup Meeting sollte zu einer Tageszeit stattfinden, die für alle Teammitglieder geeignet ist, sodass es nicht zu Unterbrechungen kommt oder andere wichtige Termine in denselben Zeitraum fallen.

5. Fehler: Missachtung von Introvertiertheit

Ebenso wie bestimmte Teilnehmer des Meetings zu ausschweifend reden, kann es sein, dass es Mitglieder des Teams gibt, die introvertiert sind und sich nicht wohl in der öffentlichen Kommunikation fühlen. 

6. Fehler: Mangelnde Aufmerksamkeit

Es kann vorkommen, das Teammitglieder sich zu sehr auf ihren eigenen Redeanteil konzentrieren und dabei vergessen zuzuhören. Dabei können wichtige Informationen übersehen werden und die gemeinsame Arbeit ist gefährdet.

7. Fehler: Unregelmäßige Teilnahme

Daily Standup Meetings funktionieren nur, wenn sie täglich von allen Mitgliedern des Teams wahrgenommen werden. Daher sollten sie immer zur gleichen Zeit und am selben Ort stattfinden, damit keiner den Termin verpasst oder vergisst. Falls ein Teilnehmer zu spät kommt, kann es sein, dass ihm für seine Projekte relevante Informationen entgehen.

8. Fehler: Missachtung von Herausforderungen

Es kann durchaus sein, dass es einem Mitglied des Teams unangenehm ist Fehler, Probleme oder Herausforderungen zu thematisieren. Allerdings ist die Besprechung von negativen Einflussfaktoren ein wichtiger Bestandteil der Daily Standups und sollte daher auf keinen Fall ausgelassen werden.

8 Tipps für ein erfolgreiches Daily Standup Meeting

Ein erfolgreiches Daily Standup Meeting sollte den oben genannten Ablauf, die Thematisierung der drei Fragen und die maximale Länge einhalten. Zudem gibt es neun Tipps bzw. Regeln, die es zu beachten gibt, damit die Teambesprechung gelingt und die gewünschten Ergebnisse fehlerfrei erzielt werden.

1. Tipp: Aussonderung von Themen

Wenn ein Statusupdate eines Teammitgliedes zu einer langen Diskussion führt, dann sollte das Thema auf die Warteliste geschoben werden, um eventuell zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal aufgegriffen zu werden. Etwaige Punkte können auf einem Whiteboard notiert werden, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

2. Tipp: Moderation zur Koordination

Falls ein Teilnehmer zu ausschweifend und detailliert über ein bestimmtes Problem redet, sollte ein vorab gewählter Moderator eingreifen und ihn freundlich daran erinnern, dass lediglich kurze und präzise Updates erwünscht sind.

3. Tipp: Meeting im Stehen

Wenn möglich sollten unbedingt alle Teammitglieder während des Meetings stehen, denn genau das ist die Grundidee des Daily Standups. Auf diese Weise fassen sich die meisten automatisch kurz und hören aufmerksamer zu.

4. Tipp: Wiederholungen vermeiden

Falls ein Teilnehmer ein Problem anspricht, welches zuvor bereits thematisiert wurde, sollte dieser darauf aufmerksam gemacht werden. Zudem kann man ihm anbieten, Unterstützung zu leisten, um die Herausforderung schnell zu meistern.

5. Tipp: Sprechrollen einhalten

In einem Daily Standup Meeting ist es wichtig, dass immer nur eine Person redet. Zur Einhaltung dieser Regel kann es hilfreich sein, wenn ein bestimmter Gegenstand als Symbol weitergereicht wird. So ist stets deutlich, welches Teammitglied reden darf, jeder kommt zu Wort und die Reihenfolge wird eingehalten.

6. Tipp: Feste Termine

Damit alle Teilnehmer des Meetings sich an die vorgegebenen Zeiten halten, sollte es klare Anreize zur regelmäßigen und pünktlichen Teilnahme geben sowie gegebenenfalls Sanktionen bei Missachtung der Regeln der täglichen Stehkonferenz.

7. Tipp: Ungeteilte Aufmerksamkeit

Während der Statusupdates von Teammitgliedern sollten alle anderen aufmerksam zuhören. Es ist nicht erwünscht, während des Meetings Smartphones zu nutzen oder den Raum zu verlassen. Das ganze Team ist angehalten gemeinsam die Besprechung zu führen und diese schließlich zu beenden.

8. Tipp: Motivation erhalten

Es kann durchaus vorkommen, das Teammitglieder die tägliche Routine langweilt und sie die Motivation an der aufmerksamen Teilnahme verlieren. Konsistente Präsenz und Zusammenarbeit sind jedoch die Basis für ein erfolgreiches Daily Standup. Daher sollte man in einem solchen Fall die Gründe herausfinden und eventuell nach einem alternativen Termin schauen oder die Räumlichkeiten des Meetings wechseln.

Daily Standup Meetings sind eine sehr effektive Methode, um agile Teamarbeit zu fördern und die gewünschten unternehmerischen Ziele zu erreichen. Dazu bedarf es lediglich der Einhaltung bestimmter Vorgaben und der Vermeidung typischer Fehler. Die kontinuierliche Zusammenarbeit eines motivierten Teams wird durch die Abhaltung täglicher Stehkonferenzen ermöglicht und erhalten. Als beliebte Methode gehören Daily Standups in den meisten erfolgreichen Unternehmen zum Arbeitsalltag.

Bild: Lillia Seifert
Lillia Seifert (19 Artikel)

Lillia Seifert hat Anglistik, Soziologie und Interdisziplinäre Medienwissenschaft an der Universität Bielefeld studiert. Sie veröffentlichte bereits eigene Texte und arbeitete neben dem Studium als Social Media Managerin. Die Kenntnisse in verschiedenen Bereichen machen es ihr leicht, Texte mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten zu erstellen. Sie unterstützt das Team von praktikumsstellen.de, indem sie Artikel mit hilfreichen Tipps und Informationen erstellt.

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